Es gibt ein Thema, bei dem viele glauben, sich auszukennen: dem Informations- und Wissensmanagement. Aber ist er wirklich so? Hätten Sie bei Softwaresystemen mit dieser Zielsetzung an diese Kategorien gedacht?

Wozu gibt es solche Systeme?

Sie sollen dazu dienen, Informationen (als kleinster Bestandteil des Wissens) sowie das Wissen „handhabbar“ zu machen. Beides ist sehr „flüssig“. Man kann es nur mit geeigneten Werkzeugen so abfragen und speichern, dass man es wiederfindet und nutzbar macht. Wem soll es nutzen? Vor allem den „Unerfahrenen“. Aber auch die „wissenden“ Autoren selbst können für ein solches Werkzeug dankbar sein, wenn sie nach Monaten oder Jahren das Vergessene (wie Workflow oder Definitionen) wieder in Erfahrung bringen können. Je höher die Fluktuation im unternehmen, desto wichtiger das Wissensmanagement. Was ist bei der Auswahl eines solchen Systems zu beachten? Zunächst drei Dinge: Die Zeitorientierung, Formate und Datentypen.

Unter Zeitorientierung ist die zeitliche Ausrichtung (Zielsetzung) zu verstehen:

  • Rückwärtsorientiert – die geschichtliche Entwicklung wird dokumentiert (Wie kam etwas zustande? Wer war daran beteiligt? etc) Hier tun Versionsverwaltungssysteme (z. B. in Wikis) gute Dienste: Wer hat welche Version eingetragen bzw. was zum Ganzen beigetragen? Wer hat was verändert?
  • Gegnwartsorientiert – Was ist der Stand der Dinge? Wie ist gegenwärtig vorzugehen? Wer ist für was zuständig? – Dies ist die Aufgabe einer Wissensdatenbank. Aber auch die Kommunikations-Systeme wie Groupware (aktueller gemeinsamer Datenbestand: Adressen, Termine, Notitzzettel, Ressourcemanagement) wie egroupware oder Microsofts Exchange gehört hierher. Mit wird man über gegenwärtige Entwicklungen im -Bereich informiert.
  • Zukunftsfgerichtet – Hier sind eher Planungs- und Entwurfsgestaltung-Systeme anzuordnen: Was soll wie entwickelt werden? Was sind die Ziele und wann werden sie realisiert? (also auch Projektmanagement-Software mit Gantt-Diagramen)

Wenn es um Formate geht, sollte man an Text- und binärbasierte Dateien denken:

  • Reine Texte zu vergleichen ist sehr einfach: Mit ‚diff‘ gibt es sogar ein Werkzeug, welches die Unterschiede anzeigen kann. Seine Ausgabe wird in der Unix-Welt für das Programm ‚patch‘ benutzt, um die Änderungen an anderen Rechnern nachzuvollziehen.
  • Binäre Formate sind sehr kompliziert und nur für bestimmte Programme „verständlich“. Bei Microsoft-Office-Produkten kann das Programm ‚Share-Point‘ nützlich sein. Unter Binärformaten sind natürlich alle Musikdateien und fast alle Bilddateien (ausser SVG) zu suchen. Aber auch PDF ist keine reine Textdatei – genauso wenig wie Word Dateien…

Unter Datentypen verstehe ich die Typen der Eingabe, die zu verarbeiten ist:

  • Es kann Text sein. Beispiele dafür sind Content Management Systeme oder Wikis. Hier wird die Eingabe des Menschen in Form von reinem Text verarbeitet. Auch die sog. Wissensmanagement-Software nimmt meist keine Dateien entgegen, sondern fragt alle wichtigen Details ab. Dazu gehört die Klassifikation (welcher Bereich ist betroffen) sowie die Stichworte („ähnliche Begriffe“) und Kurzbeschreibung. Ein FAQ ist oft so afgebaut…
  • Unter anderer Zielsetzung entstanden sog. Ticket-Systeme, die einen reibungslosen Ablauf von Kundenanfragen ermöglichen sollen. Jede Email fließt dort ein und wird einem Stapel zugeordnet. Die Sachbearbeiter beantworten und ordnen die Anfragen anderen „queues“ zu. Anhand der Email-Adresse des Absenders kann man die ganze Kommunikation (Problemanwicklung) nachvollziehen und den Kunden sogar einer „Problemgruppe“ zuordnen. Prominenter Vertreter eines solchen Systems ist das frei verfügbare OTRS.
  • Link-Sammmlungen (als Spezialfall des Textes = verlinkte Inhalte) verwaltet man am besten in online-Tools wie Mr. Wong oder del.icio.us. DMOZ als redaktionell Betreutes Link-Katalog besitzt keine Deeplinks zu einzelnen Seiten, sondern beschreibt eine ganze Domäne als solche. Gruppierung nach Schlüsselwort oder Benutzer ergibt oft interessante Konstellationen.
  • Ein anderer Fall sind die „Eingaben“ die Bereits vorliegen und nur eingelesen weren müssen: die Dateien. Ein gutes Dokumententen-Management-System (DMS) bietet neben der Möglichkeit, Schlagworte zu vergeben und die Abfolge der Änderungen (wenn auch nur als Metadaten) zu erfassen, eine Suchmaschine – ein Programm zu extraktion von Inhalten und Metadaten aus Dateien, um darin suchen zu können. Letzteres ist im Google-Desktop, Beagle (unter Linux) oder Strigi (auch für Pinguins) gegeben. Für andere Funktionalitäten sollte man auf Professionelle anbieter setzten. (Der wohl älteste darunter ist Dr.Doc!)
  • Wer seine Foto-Sammlung in den Griff bekommen will, sollte einen Blick auf Bildverwaltungssysteme werfen: die sog. Bilddatenbanken gibt es zwar auch online (flickr), doch auf dem Desktop sind sie leistungsvoller und funktionsreicher: Man kann die JPEG-Bilder nicht nur auslesen (wie und wann wurden sie gemacht). Es ist sogar möglich, diese Bilder zu beschlagworten (nach Ort, Person, Anlas etc) und einem bestimmten Ort auf dem Globus zuzuordnen. Schauen Sie sich einfach ‚digikam‘ unter Linux an! Mit einer Zeitliste, Ordnerhierarchie-Darstellung sowie der Suche in Schlagworten und Beschreibungen oder einer Ähnlichkeitssuche bleibt kaum ein Wunsch offen. Ein integriertes Bildbearbeitungsprogramm gehört ebenfalls zum Leistungsumfang. Unter Windows kann man Picassa empfehlen (wenn man damit leben kann, dass es von Google stammt).
  • Um die Musik besser zu organisieren braucht man ein geeignetes Programm. Jeder kennt Winamp: es ist verdammt gut… Aber Songbird ist manchmal noch besser: mit einer Suche im Netz nach frei verfügbaren Musik, einem Download-Manager und einem integriertem Web-Browser geht es einen Stück weiter. Das Amarok für Linux bietet hier noch weitere Dienste (ausser einer Liste von streamcasts = Online-Radios oder Genre-Gruppierung und ID3-Bearbeitung). Dazu gehören: Anzeige von passenden Online-Lyrics (Liedtexten), Wikipedia-Artikeln zu Komponisten oder Interpreten sowie dem Abrufen von ID3-Musikmetadaten (die in mp3’s abgespeichert werden können) von einem Server – passend zum Fingerprint (?) und Länge des Stückes.

Ich hoffe, mit dieser kleinen „Einführung“ in die Welt von Informations- und Wissensmanagement-Systemen konnte ich Ihnen helfen, sich selbst die richtigen (und wichtigen) Fragen zu stellen, um das passende System zu finden…

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